La gestión eficiente de usuarios es fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier plataforma colaborativa, y en el caso de StarMeUp, no es la excepción.
StarMeUp es una poderosa herramienta que impulsa la colaboración y el reconocimiento entre los miembros de una comunidad. En este artículo, exploraremos la administración de usuarios en StarMeUp, centrándonos en tres aspectos clave: la carga masiva y manual de usuarios y la desactivación de cuentas. Estas funciones resultan esenciales para las organizaciones que desean mantener su comunidad en constante crecimiento y evolución.
Carga Masiva de Usuarios
La carga masiva de usuarios en StarMeUp permite a las organizaciones ahorrar tiempo y esfuerzo al agregar, modificar o eliminar múltiples usuarios en un solo paso. Este proceso simplificado facilita la incorporación de nuevos miembros y la actualización de datos para usuarios existentes.
A continuación, describiremos las dos opciones que tiene StarMeUp para realizar una carga masiva de usuarios:
1. Descargar el Modelo de Archivo Masivo:
StarMeUp proporciona un modelo de archivo en formato CSV que debe ser utilizado para cargar los usuarios. Este archivo contendrá los campos necesarios para cada usuario, como nombre, apellido, identificación o correo electrónico, además de otros campos ajustables según las necesidades de la organización.
Desde el administrador debes de ir al botón, Gestión de Usuarios, todos los usuarios, descargar modelo de archivo masivo.
TIP: Recuerda que los archivos de StarMeUp, se descargan en formato CSV, para ver el archivo bien, debes de seleccionar la columna A, ir al botón Datos y seleccionar la opción Textos en columna, delimitado por comas.
Completar con Información de Usuarios:
Es esencial completar correctamente los campos obligatorios para cada usuario en el archivo CSV descargado. Además, se pueden agregar otros detalles relevantes según las especificaciones de la organización.
El archivo que se descarga, tiene la primera columna que se llama command y se debe de poner ahí que acción vas hacer con los usuarios que estas actualizando.
I > Ingreso
D > Delete ( cuando el colaborador ya no esta más en la compañia)
U > Up date (Actualización de la información del colaborador)
Recuerda mantener el nombre de las columnas que vienen en el artchivo
Cargar la información:
Una vez que el archivo CSV está completo y verificado, se puede cargar en StarMeUp utilizando la acción "Carga Masiva". Esto permitirá realizar altas, bajas o modificaciones para uno o varios usuarios de manera simultánea.
2. Descargar el listado de usuarios:
Es importante destacar que el panel de administración de StarMeUp admite la carga masiva de usuarios mediante archivos en formato CSV. Para actualizar usuarios o realizar modificaciones posteriores, se puede descargar el listado de usuarios actual, editar la información necesaria y luego cargar el archivo actualizado a través de la acción "Carga Masiva".
Nota: Se recomienda hacer una copia de seguridad antes de cada descarga para evitar pérdida de información.
Acciones Masivas
Las acciones masivas en StarMeUp permiten realizar operaciones en lote sobre los usuarios cargados en el archivo CSV. Estas acciones pueden ser de tres tipos: alta de usuarios, modificación de usuarios y baja de usuarios. A continuación, se detallan los pasos para cada una:
Alta de Usuarios: Para agregar un nuevo usuario, simplemente se agrega una nueva fila en el archivo CSV con la información correspondiente, como su correo electrónico, identificación, nombre, apellido, etc.
Modificación de Usuarios: Si se requiere actualizar información específica para uno o varios usuarios, se puede editar el campo relacionado en la fila del usuario correspondiente dentro del archivo CSV.
Baja de Usuarios: Si se desea deshabilitar un usuario y eliminar su acceso a StarMeUp, basta con borrar la fila correspondiente a ese usuario en el archivo CSV. Al deshabilitarse en StarMeUp, el usuario ya no estará disponible para búsqueda en la plataforma y aparecerá en gris en la sección de usuarios.
El panel de administración mantiene un listado de los archivos ingresados, donde se muestra información relevante como el nombre del archivo, el usuario que lo ingresó, la fecha de ingreso y el estado del archivo. Si se desea obtener más detalles sobre las acciones realizadas en un archivo específico, se puede acceder a la opción "Detalles" que mostrará la cantidad de usuarios actualizados, deshabilitados, creados, procesados y rechazados, junto con la ubicación (fila en el archivo) y el tipo de operación realizada para cada usuario.
Carga de usuarios de forma manual:
Crear usuarios de forma manual tambien es muy sencillo y para esto debes de ir al botón de Administración > Gestión de Usuarios> Todos los Usuarios > Nuevo Usuario > Carga Manual, recuerda llenar los campos que se estan diligenciando en la base,
Importante:
Mantener mayusculas, tildes cuando se diligencien los espacios para que tu base de datos este lo mejor posible.
Desactivar Usuarios
Desactivar usuarios es una operación importante para mantener la integridad y seguridad de la comunidad en StarMeUp. Al desactivar un usuario, éste pierde la posibilidad de ingresar y no aparece más en el buscador general de StarMeUp para que sus colegas visualicen su perfil, le envíen reconocimientos, etc.
Existen dos formas de desactivar usuarios:
Desactivación Individual desde el Panel de Administración:
haz click en la opción del menú de administración Gestión de usuarios --> "Todos los usuarios" y allí aparecerá el listado de todos los usuarios cargados en la organización.
Busca el usuario a desactivar y haz click en el toggle de ‘estado’. Cuando el toggle cambia a color grisado, el usuario fue desactivado.
Algunas consideraciones relacionadas con la desactivación de usuarios.
Si el usuario a desactivar pertenece a un grupo tener en cuenta lo siguiente:
Queda automáticamente fuera del grupo al que pertenecía, pero si el usuario se activa nuevamente y eso ocurre dentro de una ventana de tiempo definida para la comunidad entonces el usuario retorna al grupo nuevamente.
Si el usuario se activa nuevamente y no está dentro de la ventana de tiempo, queda afuera del grupo definitivamente.
Si el usuario a desactivar tiene relaciones de liderazgo establecidas, cuando se desactiva el usuario la relación de liderazgo queda finalizada, en caso que se vuelva a activar el usuario sus relaciones quedan finalizadas y manualmente se deberán definir otra vez.
Desactivación desde la Carga Masiva de Usuarios:
Como mencionamos anteriormente, al eliminar la fila correspondiente a un usuario en el archivo CSV y realizar una carga masiva, dicho usuario será deshabilitado en StarMeUp.
Conclusión
La administración de usuarios en StarMeUp brinda a las organizaciones un control completo sobre su comunidad y permite gestionar eficientemente la participación y la interacción de sus miembros. Mediante la carga masiva y la desactivación de usuarios, se simplifica y agiliza la gestión de la plataforma, lo que contribuye a fomentar un ambiente colaborativo y en constante crecimiento. Al utilizar estas herramientas, las organizaciones pueden aprovechar al máximo el potencial de StarMeUp y fortalecer su cultura de colaboración y reconocimiento.