Dentro de esta funcionalidad se pueden realizar 3 acciones de carga masiva desde el panel de administración, en relación a los 3 hitos de "existencia" de los objetivos:
Carga de Objetivos: Responde a la creación de objetivos
Carga de Actualización de Progreso de Objetivos: La posibilidad de cargar de forma masiva actualizaciones de progreso
Carga de cierre de Objetivos: Posibilidad de hacer el cierre de determinados objetivos de forma masiva
Carga Masiva de Creación de Objetivos
La posibilidad de realizar la carga masiva de objetivos implica que los administradores deberán recolectar la información de los objetivos bajo un determinado formato, volcarlo en el excel que requiere la plataforma, y luego subirlo a la misma para que la plataforma los asigne.
Es una posibilidad que muchas compañías utilizan sobre todo en el primer período de uso, ya sea para poder revisar los objetivos con los líderes, o para facilitarles la carga por ser la primera implementación.
A continuación les mostramos cómo hacerlo:
Dirigirse a la sección de Objetivos, en Moderación de contenido y hacer click en el botón de Agregar.
Allí visualizarán las 3 opciones de carga masiva, hacer click en Importar objetivos. Se mostrará una pantalla con 2 opciones: Descargar Template e Importar Objetivos.
Deben descargar el template para poder visualizar el formato requerido, y empezar a trabajar en el documento en cuestión.
El documento tiene las siguientes columnas:
Id: No deben completarlo. Es el número que genera el sistema al momento de crear el objetivo para identificarlo. Es un dato que sí deberán cargar al realizar la carga masiva de progreso o de cierre de objetivos.
referencenumber: No deben completarlo.
title: MANDATORIO. Es el título que recibirá el objetivo. El límite de caracteres es de 90.
description: MANDATORIO. Aquí se debe indicar la descripción del objetivo en cuestión. El límite de caracteres es de 1200.
weighting: MANDATORIO. Porcentaje que representa la prioridad relativa de cada objetivo. Se debe registrar un valor numérico que debe ser mayor a cero, sin agregar ningún tipo de símbolo.
assignment: MANDATORIO. Indica el tipo de asignación. Se debe completar con los siguientes conceptos: INDIVIDUAL (si es un objetivo para un sólo colaborador) o SHARED (se creará un objetivo para todos los asignados).
type: MANDATORIO. Se refiere al tipo de objetivo. Valores posibles: TEAM (los asignados deben tener el mismo líder) o COMMUNITY (no hay restricción sobre quién lidera a los asignados, pero además al crearlo bajo este valor, sólo los administradores podrán gestionarlo)
assignees: MANDATORIO. En este campo se debe indicar el Colaborador/es al que le es asignado al objetivo. Se debe ingresar el mail del colaborador con el que está dado de alta en StarMeUp (en el campo Identificación del listado de usuarios). Si varias personas tienen asignado el mismo objetivo se puede registrar el correo de todos en el mismo campo separados por '|', (no tiene que haber espacios antes o después del símbolo. Por ejemplo: [email protected].|[email protected]|[email protected])
scales: OPCIONAL. Se debe ingresar el texto que acompaña a cada escala del objetivo separado por '|'. Este texto es opcional para cada escala y se tomará en el orden en el que se ingrese.
Este campo detalla el requisito que debe cumplirse para evaluar a la persona dentro de la escala. Estas descripciones resultan útiles en los objetivos de ventas, o recruiting, que pueden ser más de tipo cuantitativos. Esta información es la que se podría ingresarse en cajas opcionales del ejemplo debajo, al lado de la escala de calificación. Son orientativas para el colaborador, en términos de qué significaría cada una de esas notas.
start_date: OPCIONAL. Fecha de inicio del objetivo. El formato de las fecha es MM/DD/YYYY. Este campo puede ser completado posteriormente por el líder en la plataforma . No puede colocarse una fecha anterior al día de carga. Si no se completa, la plataforma toma por default el período en curso.
due_date: OPCIONAL. Fecha de caducidad del objetivo. El formato de las fecha es MM/DD/YYYY. Este campo puede ser completado posteriormente por el líder en la plataforma . No puede colocarse una fecha anterior al día de carga. Si no se completa, la plataforma toma por default el período en curso.
evaluator: OPCIONAL. Debe completarse con el email (ID) del líder en cuestión. Si no se completa, la plataforma toma por default al líder principal del usuario como líder evaluador del objetivo.
relation: OPCIONAL. Se refiere a la relación del líder que será evaluador del objetivo. Se completa con los siguientes conceptos MAIN_LEADER o SECONDARY_LEADER.
Una vez completo el archivo, se le debe dar formato CSV para luego cargarlo en la plataforma a través del botón de Cargar Objetivos. Esto habilita una segunda pantalla que permite buscar y seleccionar el archivo template.csv desde la ubicación en donde se encuentra.
TIP
Es importante asegurarse de que no quede ningún espacio al comienzo o al final de la información que se completa en cada campo ya que puede dar lugar a error. Si recibe un mensaje de error al cargar el archivo por favor comuníquese con [email protected]
Carga masiva de Actualización de Progreso de Objetivos
La carga se realiza desde la misma sección de la opción anterior.
1) Elegir del listado justamente la que alude a Importar Progreso de Objetivos.
Al hacer click en el botón de IMPORTAR PROGRESO se abrirá la siguiente pantalla:
2) Luego, hacer click en Configurar Plantilla, a partir de los cual se abrirá la siguiente ventana:
Cada comunidad puede configurar las columnas que incluirá su propia plantilla para hacer la carga de progreso de objetivos.
Es obligatorio definir el nombre de las columnas en la configuración de la plantilla. Encontrarán 3 columnas ya predeterminadas:
Id: es el número de identificación del objetivo que ya debe estar creado. La tercera columna, como se ve en el ejemplo debajo.
Reference Number
Value: hace referencia al progreso que se le va a aplicar (ya sea con un número de la escala propuesta, o con el porcentaje correspondiente)
También puede agregar columnas extras haciendo click en el botón “AÑADIR COLUMNA EXTRA” que se almacenarán en la evaluación como información adicional.
Se abrirá esta ventana donde se escribirá el nombre de la nueva columna, luego hacer click en Crear:
3) Luego aparecerá la nueva columna (Para este ejemplo la comunidad ha agregado una columna extra llamada “Comment”.)
4) Al hacer click en Guardar, aparecerá esta pantalla desde la cual ya se puede descargar la plantilla que se acaba de crear para poder hacer la carga masiva, o bien se puede continuar configurando el template base.
5) Si se hace una carga masiva, se visualizará el archivo del siguiente modo:
El estado indicará el resultado del proceso. También se puede hacer click en el
ícono de información para visualizar rápidamente si hubo alguna fila del archivo rechazada, e incluso se puede descargar el archivo para volver a revisarlo.
Tip
Cuando la actualización se realiza de forma masiva aparecerá el campo creado del siguiente modo: especificando el nombre de campo tal como aparece en la imagen debajo la leyenda Comment.
En cambio al hacerlo vía interfaz de usuario, sólo se visualiza la descripción que indicó el usuario que actualizó el progreso.
Carga masiva de Cierre de Objetivos
La carga se realiza desde la misma sección de la opción anterior.
IMPORTANTE:
El cierre masivo de objetivos está supeditado a que haya al menos 1 actualización de progreso en ese objetivo, para que la plataforma tome ese valor de actualización como valor final de cierre.
1) Elegir del listado la opción de Importar Cierre de Objetivos.
2) Se abrirá la siguiente ventana. Una vez allí, descargar la plantilla. La misma cuenta sólo con 2 campos: ID y Reference Number.
3) Completar el archivo con el ID de los objetivos a cerrar. Una vez realizado hacer click en Subir Objetivos para cargarlo.
Posibles escenarios de error:
Si el objetivo está pendiente de aprobación, y se intentó cerrarlo, marcará error.
Si ya está cerrado, entonces la fila será marcada como error como su correspondiente mensaje
Si el objetivo está abierto pero no se ha agregado ninguna evaluación (por lo tanto, no tiene progreso), entonces la fila será marcada como error con su correspondiente mensaje (imagen debajo).
